Schulsekretär:in (m/w/d) Freudberg Gemeinschaftsschule Berlin · Wilmersdorf

Wir suchen eine freundliche, zuverlässige und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Schulsekretariat mit Herz, Überblick und Professionalität gestaltet.

Die Freudberg Gemeinschaftsschule ist eine staatlich anerkannte Schule in freier Trägerschaft in Berlin-Wilmersdorf. Bei uns lernen Kinder und Jugendliche der Klassen 1 bis 10 in einer inklusiven, vielfältigen und lebendigen Schulgemeinschaft. Wir verstehen Schule als einen Ort, an dem junge Menschen gesehen und ernst genommen werden, Verantwortung übernehmen und ihre individuellen Stärken entfalten können. Dafür braucht es nicht nur gute Pädagogik, sondern auch Menschen, die im Hintergrund dafür sorgen, dass der Schulalltag gut organisiert ist und alle wichtigen Dinge zusammenlaufen.

Für unser Schulsekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Schulsekretär:in (m/w/d).

Ihr Arbeitsplatz: mitten im Leben unserer Schule

Das Schulsekretariat ist die erste Anlaufstelle für viele Menschen, die mit unserer Schule verbunden sind. Hier laufen Informationen zusammen, hier werden Fragen beantwortet, Termine koordiniert, Anliegen aufgenommen und Lösungen gefunden. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Schüler:innen, Eltern, Pädagog:innen, Schulleitung, Träger und externen Ansprechpersonen. Wir wünschen uns jemanden, der diese Rolle gerne übernimmt: freundlich und zugewandt im Kontakt, verbindlich und professionell in der Kommunikation und gleichzeitig souverän genug, auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.

Ihre Aufgaben – Organisation & Verwaltung

Sie organisieren und koordinieren die vielfältigen Abläufe des Schulsekretariats. Sie übernehmen allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie den Schriftverkehr. Sie bearbeiten E-Mails und telefonische Anfragen und sorgen dafür, dass Informationen zuverlässig an die richtigen Stellen gelangen. Sie koordinieren Termine und unterstützen die Schulleitung bei organisatorischen Aufgaben. Sie führen und pflegen schulische Unterlagen, Daten und Dokumentationen sorgfältig und datenschutzkonform. Sie unterstützen bei Bestellungen, Materialverwaltung und weiteren organisatorischen Angelegenheiten des Schulalltags und wirken bei schulischen Veranstaltungen, Anmeldeverfahren und organisatorischen Prozessen rund um das Schuljahr mit.

Ansprechpartner:in für Schüler:innen und Familien

Sie sind eine verlässliche und freundliche Ansprechperson für Schüler:innen, Eltern und Erziehungsberechtigte. Sie nehmen Anliegen auf, beantworten Fragen im Rahmen Ihres Aufgabenbereichs und vermitteln bei Bedarf an die zuständigen Kolleg:innen. Sie unterstützen bei organisatorischen Fragen rund um Schulbesuch, Bescheinigungen, Termine und schulische Abläufe und begleiten die Kommunikation mit Familien auch in Situationen, die ein besonders gutes Gespür für unterschiedliche Bedürfnisse und Perspektiven erfordern.

Unterstützung des pädagogischen Teams

Sie unterstützen Lehrkräfte, Erzieher:innen, Schulbegleiter:innen und weitere Kolleg:innen bei organisatorischen Fragen. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Schule zusammen, halten im Alltag viele Fäden zusammen und tragen dazu bei, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Zusammenarbeit mit externen Stellen

Sie kommunizieren mit Behörden, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpersonen. Sie unterstützen bei administrativen Vorgängen im Zusammenhang mit dem Berliner Schulwesen und kennen idealerweise die besonderen Abläufe einer Berliner Schule oder sind bereit, sich zügig in diese einzuarbeiten.

Das bringen Sie mit

Uns ist nicht allein wichtig, welchen Abschluss Sie haben, sondern vor allem, wie Sie arbeiten und Menschen begegnen. Sie passen gut zu uns, wenn Sie eine kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung abgeschlossen haben oder über einschlägige Berufserfahrung verfügen, Freude an organisatorischen und administrativen Aufgaben haben, sicher und freundlich mit Menschen kommunizieren – persönlich, telefonisch und schriftlich – und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen. Sie gehen sicher mit den gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationsmitteln um, arbeiten sorgfältig und zuverlässig und behalten auch bei vielen parallelen Anliegen den Überblick. Sie können Prioritäten setzen, haben ein gutes Gespür dafür, was gerade wichtig ist, behandeln vertrauliche Informationen verantwortungsvoll und diskret, arbeiten gerne im Team und verstehen sich als Teil einer lebendigen Schulgemeinschaft. Sie begegnen Menschen unterschiedlicher Hintergründe offen, zugewandt und wertschätzend.

Erfahrungen mit den Verwaltungsabläufen einer Berliner Schule sind sehr willkommen. Ebenso freuen wir uns über Bewerber:innen, die aus anderen Bereichen der Verwaltung, des Büromanagements, der Kundenkommunikation oder aus vergleichbaren Tätigkeitsfeldern kommen und Lust haben, sich in das besondere Arbeitsfeld Schule einzuarbeiten.

Was uns besonders wichtig ist

Ein Schulsekretariat ist kein klassisches Büro. Es ist ein Ort, an dem morgens ein Kind mit einer Frage steht, während das Telefon klingelt, eine Kollegin dringend etwas benötigt und gleichzeitig eine Familie auf eine wichtige Rückmeldung wartet. Wir suchen deshalb eine Person, die Ruhe ausstrahlt, freundlich bleibt und gerne Lösungen findet. Jemanden, der Menschen das Gefühl gibt: Hier bin ich richtig. Hier wird mir zugehört. Hier kümmert sich jemand. Dabei muss es professionell, verbindlich und strukturiert zugehen. Wir schätzen Menschen, die selbstständig arbeiten, Verantwortung übernehmen und Dinge nicht nur entgegennehmen, sondern auch eigenständig weiterdenken.

Was wir Ihnen bieten

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an einer besonderen Schule in freier Trägerschaft, einen Arbeitsplatz, an dem Sie einen unmittelbaren Beitrag zu einem gelingenden Schulalltag leisten, sowie eine wertschätzende und offene Arbeitsatmosphäre. Sie arbeiten mit einem engagierten multiprofessionellen Team aus Lehrkräften, Erzieher:innen und weiteren Kolleg:innen zusammen, profitieren von kurzen Wegen und einer engen Zusammenarbeit mit der Schulleitung und haben die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten. Sie erwartet ein Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt und individuelle Entwicklung ausdrücklich gewünscht sind, eine Tätigkeit mit viel menschlichem Kontakt und abwechslungsreichen Aufgaben, eine Vergütung angelehnt an den TV-L und abhängig von Qualifikation und Erfahrung sowie ein zentral gelegener Arbeitsplatz in Berlin-Wilmersdorf.

Arbeitsumfang

Vollzeit, 40 Wochenstunden. Die konkreten Arbeitszeiten stimmen wir im Rahmen der schulischen Erfordernisse und der Möglichkeiten der Stelle gemeinsam mit Ihnen ab.

Neugierig geworden?

Dann lernen wir uns kennen. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben. Uns interessiert dabei nicht nur, was Sie bisher gemacht haben, sondern auch, warum Sie gerne an einer Schule arbeiten möchten und was Sie persönlich in unser Schulsekretariat einbringen möchten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Freudberg Gemeinschaftsschule
Bundesallee 35
10717 Berlin
E-Mail: info@freudbergschule.de
Weitere Informationen über unsere Schule finden Sie auf unserer Website: https://www.freudbergschule.de/