Ferrous Systems entwickelt IT-Dienstleistungen und Schulungen rund um die Programmiersprache Rust. Das von Mitgliedern des Rust-Projekts gegründete Unternehmen befasst sich mit allen Aspekten der Rust-Entwicklung sowie der Nachhaltigkeit von Open-Source-Projekten. Unser Kernprodukt ist „Ferrocene”, die erste Rust-Toolchain für sicherheitskritische Anwendungen.

KDAB ist ein weltweit führender Anbieter von Trainings, Beratung und Entwicklungsleistungen im Bereich der plattformunabhängigen Softwareentwicklung mit Qt, C++ und 3D-Technologien. Das Unternehmen erstellt hochperformante und innovative Softwarelösungen für ein breites Spektrum an Industrien und Organisationen. Die KDAB (Deutschland) GmbH ist die deutsche Tochter der international agierenden Gruppe, die außerdem frühphasig in Technologie-Startups investiert.

Als Teamassistenz entlastest du die beiden Geschäftsführungen der Ferrous Systems GmbH und der KDAB (Deutschland) GmbH in allen administrativen Abläufen. Du koordinierst Termine mit externen Kunden und die Kommunikation mit internen Teams und hilfst, Aufgaben und Projekte zu überblicken und voranzutreiben. Zusätzlich unterstützt du die vorbereitende Buchhaltung der Unternehmen und ihrer Tochterfirmen und bist in die Anbahnung und Abwicklung von Startup-Investments eingebunden. Die Stelle bietet dir die Möglichkeit, dir fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse im Bereich Software und Technologie-Investment anzueignen.

Deine Aufgaben

• Kalenderpflege und Terminmanagement für die Geschäftsführungen der Ferrous Systems GmbH und KDAB (Deutschland) GmbH, inklusive Priorisierung und Delegation von Terminanfragen
• Aufgaben- und Projekt-Tracking, Überblick über laufende Aktivitäten und deren Aufbereitung
• Teaminterne Nachverfolgung von Abstimmungsprozessen und Deadlines, Reiseplanung und -buchungen sowie Reisekostenabrechnungen
• Organisation interner und externer Meetings sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Vorbereitende Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben für die verschiedenen Firmen der Ferrous Systems GmbH und KDAB (Deutschland) GmbH
• Sortieren, Erfassen und Ablage von Rechnungen und Belegen
• Datenpflege der laufenden Finanzberichterstattung (Monitoring) in Excel
• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen für unterschiedliche verbundene Firmen
• Unterstützung bei der Analyse von Investitionsvorhaben, bei deren Anbahnung und praktischer Durchführung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Steuerfachangestellte) oder mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung
• Erfahrung in Assistenz- oder Officemanagement, idealerweise im Tech-Umfeld
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Chat, Kalender- und Meetingsoftware
• Sehr gute Excel-Kenntnisse (sicherer Umgang mit Zellenformatierungen, XVERWEIS, WENN-Funktionen und Pivot-Tabellen)
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und proaktive Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und Lösungsorientierung
• Stressresistenz und Flexibilität bei der Aufgabenpriorisierung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

Was wir dir bieten

• Ein diverses und internationales Team, das weltweit vielfältige IT-Projekte umsetzt und an der Entwicklung von Open-Source-Produkten arbeitet
• Zentral in Berlin-Mitte gelegene Büroräume mit großartigem Blick auf die Spree
• Möglichkeit, einzelne Tage im Homeoffice zu arbeiten
• Jahresgehalt zwischen 38.000 € und 42.000 €, je nach Qualifikation
• Jährliches Qualifizierungsbudget für Weiterbildungen oder die Teilnahme an Konferenzen

Deine Bewerbung

Wenn du uns besser kennenlernen möchtest, sende bitte eine E-Mail mit dem Referenzcode „08-2026” im Betreff an Hiring@Ferrous-Systems.com. Es handelt sich um eine offene Ausschreibung, Vorstellungsgespräche werden regelmäßig angesetzt. Bitte füge deiner Bewerbung einen Lebenslauf und weitere Referenzen bei. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!