Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin. Heute zählen wir über 110.000 Mitglieder und rund 190 hauptamtliche Mitarbeiter*innen. Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online-Wissenssammlung unserer Zeit: Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Millionen Artikel.

Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software wie z. B. Wikidata und setzen uns für den Zugang zu Wissen, die Öffnung von Bildung und Forschung sowie mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.

Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) in Teilzeit mit 25 Wochenstunden ab dem 01.10.2026 oder später. Die Position ist als Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz von Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in Berlin angelegt.

Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office-Management-Teams suchen wir Sie als engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, unterstützen Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.

Das bewirken Sie bei uns

Sie sind verantwortlich für Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen sowie den Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr). Sie bereiten unsere Meetingräume vor, unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft. Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter.

Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, stellen eine gute Digitalisierung sicher und nehmen Warenlieferungen in unserer Geschäftsstelle in Empfang. Sie kümmern sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen.

Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten Entscheidungsvorlagen vor. Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleister*innen (z. B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern. Zudem unterstützen Sie das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie bei der Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation bei.

Ihr Profil

Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit. Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert. Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage.

Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten richtig. Außerdem bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation mit. Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.

Interesse?

Bitte bewerben Sie sich inklusive Motivationsschreiben bis zum 30. August 2026 (ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf. Arbeitszeugnissen über unser Jobportal. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen. Wir planen, die Erstgespräche vor Ort voraussichtlich in KW 36 und den Schnuppertag vor Ort voraussichtlich in KW 37 durchzuführen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus – unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchem Wunschnamen Sie angesprochen werden möchten.